1. Công chứng điện tử 
Theo khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng số 46/2024/QH15, công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử; việc công chứng điện tử phải tuân thủ nguyên tắc hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 5 của Luật này, đồng thời yêu cầu việc công chứng điện tử phải bảo đảm an ninh, an toàn, bảo vệ thông điệp dữ liệu và bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật.
Điểm cần nhấn mạnh là công chứng điện tử không làm thay đổi bản chất của hoạt động công chứng. Đây không phải là việc người dân tự lập hợp đồng, tự ký trên môi trường mạng rồi mặc nhiên được coi là đã công chứng. Hoạt động công chứng vẫn do công chứng viên thực hiện, với các yêu cầu về kiểm tra, xác thực, chứng kiến việc ký và chứng nhận giao dịch theo quy định pháp luật; chỉ có phương thức tạo lập, ký, xác nhận, lưu trữ và tham chiếu văn bản được thực hiện trên môi trường điện tử.
2. Phương thức công chứng điện tử
Để phù hợp với các điều kiện thực tế khác nhau của người dân, tổ chức và doanh nghiệp, tại khoản 1 Điều 65 Luật Công chứng 2024 quy định hai phương thức công chứng điện tử là công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến .
Công chứng điện tử trực tiếp là trường hợp người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.
Công chứng điện tử trực tuyến là trường hợp các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.
Theo Điều 48 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự; công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng đối với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác. Vì vậy, khi có nhu cầu, người dân cần xác định đúng loại giao dịch và lựa chọn phương thức phù hợp theo quy định.
3. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử
Một trong những vấn đề người dân quan tâm khi tiếp cận phương thức mới này là văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý như thế nào. Pháp luật đã quy định rõ vấn đề này nhằm bảo đảm sự yên tâm và an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch.
Theo khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng số 46/2024/QH15, văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng. Khoản 3 Điều 64 quy định văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý theo khoản 2 và khoản 3 Điều 6 của Luật Công chứng.
Theo đó, văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; là cơ sở để các bên tham gia giao dịch đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch đã được công chứng; đồng thời có giá trị chứng cứ, những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
Như vậy, việc văn bản công chứng được tạo lập dưới dạng điện tử không làm mất đi giá trị pháp lý của hoạt động công chứng. Khi được lập, ký và chứng nhận đúng trình tự, thủ tục, văn bản công chứng điện tử có hiệu lực và giá trị pháp lý theo quy định của Luật Công chứng.
4. Văn bản công chứng điện tử có thể được kiểm tra, xác thực
Cùng với việc xác lập giá trị pháp lý, pháp luật còn đặt ra yêu cầu để văn bản công chứng điện tử có thể được tham chiếu và kiểm tra tính xác thực. Theo khoản 2 Điều 47 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code, đường link, mã số hoặc hình thức ký hiệu riêng khác để thực hiện việc tham chiếu, kiểm tra tính xác thực.
Quy định này có ý nghĩa thiết thực đối với người sử dụng văn bản, cơ quan, tổ chức và các chủ thể có liên quan, góp phần hạn chế nguy cơ sử dụng văn bản không xác thực và tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
5. Những lợi ích thiết thực của công chứng điện tử
Việc pháp luật ghi nhận công chứng điện tử không chỉ tạo thêm một phương thức thực hiện công chứng mà còn mở ra khả năng cung cấp dịch vụ công chứng phù hợp hơn với môi trường số. Đối với người dân, tổ chức và doanh nghiệp, phương thức này có thể mang lại những lợi ích thiết thực sau:
Thứ nhất, thuận tiện hơn trong thực hiện giao dịch. Người dân, tổ chức và doanh nghiệp có thêm phương thức thực hiện công chứng phù hợp với môi trường điện tử, đặc biệt trong những trường hợp giao dịch đáp ứng đầy đủ điều kiện để thực hiện theo phương thức công chứng điện tử.
Thứ hai, góp phần tiết kiệm thời gian và chi phí. Việc sử dụng hồ sơ, dữ liệu và văn bản điện tử có thể góp phần giảm việc in ấn, sao chụp, lưu giữ hồ sơ giấy và giảm thời gian đi lại trong những trường hợp pháp luật cho phép thực hiện bằng phương thức điện tử.
Thứ ba, tăng khả năng kiểm tra và tham chiếu. Việc văn bản công chứng điện tử có QR-Code, đường link, mã số hoặc ký hiệu riêng theo quy định giúp người sử dụng có cơ sở tham chiếu, kiểm tra tính xác thực của văn bản.
Thứ tư, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch. Công chứng điện tử vẫn được thực hiện bởi công chứng viên theo trình tự, thủ tục của pháp luật về công chứng; các bước nhận diện, xác thực, kiểm tra tính hợp pháp, tính xác thực của giao dịch và ký số được thực hiện theo quy định.
Thứ năm, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng. Việc hình thành và sử dụng văn bản công chứng điện tử, nền tảng công chứng điện tử và cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tạo điều kiện cho việc hiện đại hóa phương thức cung cấp dịch vụ công chứng và tăng cường khả năng kết nối, khai thác dữ liệu trong phạm vi pháp luật cho phép.
6. Người dân cần hiểu đúng để sử dụng đúng
Công chứng điện tử là phương thức mới, vì vậy việc tuyên truyền, hướng dẫn để người dân hiểu đúng có ý nghĩa quan trọng. Công chứng điện tử không đồng nghĩa với việc mọi giao dịch đều có thể thực hiện hoàn toàn từ xa hoặc người dân có thể tự ký hợp đồng trên môi trường điện tử mà không cần công chứng viên.
Theo quy định của pháp luật, người tham gia giao dịch công chứng điện tử phải đáp ứng các điều kiện về tài khoản, chữ ký số và các yêu cầu xác thực có liên quan. Tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử cũng phải đáp ứng các điều kiện về tài khoản, chữ ký số, dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và có đủ trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện công chứng điện tử.
Vì vậy, khi có nhu cầu công chứng điện tử, người dân, tổ chức và doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với tổ chức hành nghề công chứng có cung cấp dịch vụ để được hướng dẫn cụ thể về loại giao dịch, phương thức thực hiện, hồ sơ, tài khoản, chữ ký số và các điều kiện cần thiết.
7. Chủ động tiếp cận phương thức công chứng hiện đại
Công chứng điện tử là một bước phát triển phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số trong hoạt động công chứng. Việc triển khai đúng quy định sẽ góp phần tạo thuận lợi cho người dân, tổ chức và doanh nghiệp, đồng thời bảo đảm yêu cầu về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin và giá trị pháp lý của giao dịch.
Mỗi người dân, tổ chức và doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu, lựa chọn phương thức công chứng phù hợp; đọc kỹ nội dung giao dịch trước khi ký số; bảo vệ tài khoản và phương tiện xác thực, chữ ký số của mình; đồng thời chỉ thực hiện công chứng điện tử thông qua công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật.

                                                                                                                                                                                           Trần Thị Loan